+7 (495) 748-33-02
Выбор региона

Внедрение Битрикс24 для медиа-офиса правительства Дубая

«Первый БИТ» обеспечил ускорение взаимодействия
сотрудников в медиа-офисе правительства Дубая
Заказчик проекта The Government of Dubai Media Office (GDMO)
Отрасль Государственное управление
Специфика СМИ, коммуникации
Центральный офис ОАЭ, Дубай
Масштаб деятельности
Медиа-офис занимается стратегическим планированием коммуникаций для правительства Дубая. В сотрудничестве с государственными органами медиа-офис распространяет новости о деятельности правительства. GDMO также организует контакты правительства с местными и мировыми СМИ.
Штат
120человек
Бизнес-задачи
Государственное управление
Программный продукт
Автоматизировано рабочих мест
120 мест
Продолжительность проекта
2,5 месяца
Автоматизированные структурные единицы
Отдел стратегического управления, медиийные службы, отдел по обеспечению ведения бизнеса, центр подготовки информационных материалов, отдел стратегических медийных вопросов, Пресс-клуб Дубая, офис генерального директора, отдел Brand Dubai
ЗАКАЗЧИК

Медиа-офис правительства Дубая был учрежден в 2010 г. Указ о создании организации подписал вице-президент и премьер-министр ОАЭ, правитель Дубая Его Высочество шейх Мухаммед бин Рашид Аль Мактум.

Главная задача GDMO — распространять материалы, отражающие процесс развития Дубая, освещать ключевые события и достижения города. Для этого офис взаимодействует с местными и международными СМИ.

GDMO управляет медиа-сделками правителя Дубая Его Высочества шейха Мухаммеда бин Рашид Аль Мактума, а также заместителя правителя Дубая Его Высочества шейха Мактума бин Мохаммеда бин Рашид аль-Мактума.

Подразделения «Пресс-клуб Дубая» (DPC) и «Brand Dubai» занимаются развитием отношений правительства Дубая со средствами массовой информации.

Цели и задачи проекта
Повысить скорость реагирования медиа-офиса на информационные поводы
Упростить планирование сотрудничества со СМИ и мониторинг публикаций
Упростить и ускорить обмен данными внутри организации
Описание проекта

Медиа-офис правительства Дубая за 6 лет развития вырос в организацию с несколькими подразделениями и более чем сотней сотрудников. В 2016 году руководство компании приняло решение оптимизировать внутренние коммуникации.

Ранее сотрудники офиса ежедневно держали связь через несколько программ-мессенджеров и почтовый клиент. Чтобы ускорить рабочий процесс, нужна была одна программа, в которой сотрудни и получали бы информацию и задачи, а руководство – следило за ходом работ и управляло мероприятиями.

В качестве такой системы заказчик выбрал коробочное решение «Битрикс24». Программа объенияет возможности CRM, планировщика задач, системы учета рабочего времени и контроля исполнительской дисциплины. Программа позволяет в любой момент анализировать рабочий процесс и принимать решения как на операционном, так и на стратегическом уровне.

«Первый БИТ» является «Золотым» партнером компании «Битрикс» и регулярно становится лидером продаж системы «Битрикс24». Накопленный опыт внедрений продукта позволяет использовать его возможности по максимуму. Эти факторы стали определяющими для заказчика при выборе партнера по автоматизации.

На встрече специалистов компании «Первый БИТ» с заказчиком был согласован необходимый функционал системы. Модульная структура «Битрикс24» позволила внедрить только те компоненты, которые соответствовали бизнес-процессам заказчика:

  • Модуль управления коммуникациями,
  • Модуль обмена информацией
  • Календари
  • Хранилище данных «Битрикс Диск»
  • Модуль управления встречами и бронирования переговорных комнат

Внедрение заняло всего 2,5 месяца и позволило исключить из рабочего процесса лишние операции. Изменилась сама модель взаимодействия сотрудников. Отпала необходимость в дополнительном контроле выполнения поручений с помощью звонков и писем. Руководитель ставит задачи и следит за их выполнением в «Битрикс24».

Сотрудники получают уведомления о новых задачах и важных событиях автоматически. Для общения с коллегами не нужно переключаться между приложениями – все коммуникации происходят внутри системы. Простой и удобный интерфейс программы экономит рабочее время.

При оперативном анализе публикаций и разработке планов по сотрудничеству со СМИ быстрый обмен новостями критически важен. Живая Лента «Битрикс24» упростила этот процесс. Сотрудник может мгновенно делиться обзорами ИТ-новинок и важными объявлениями со всей компанией. Публикация не теряется в общем потоке – заинтересованные читатели могут добавить ее в «Избранное».

Оповещая коллег о важном событии, можно отслеживать, кто прочел текст. Это еще один инструмент контроля сотрудников.

Благодаря дополнительному модулю «Битрикс24» у медиа-офиса появился удобный инструмент для бронирования переговорных и управления встречами. Раньше специальной программы для этих задач у клиента не было. Информация о наличии свободной комнаты запрашивалась после назначения встречи. Из-за этого могли возникать ситуации, когда свободного помещения вовремя не оказывалось.

Еще одна важная для заказчика возможность, которую удалось реализовать в «Битрикс24» – обмен документами через корпоративное хранилище. Пользователи могут загружать файлы, устанавливать права доступа к ним и создавать собственные директории хранилища.

Благодаря этому при общении в программе можно быстро делиться ссылками на документы.

На финальном этапе внедрения специалисты «Первого БИТа» обучили сотрудников медиа-офиса работе с новым программным обеспечением. Были подготовлены два набора учебных материалов: для пользователей и для администраторов. А чтобы заказчик мог оперативно консультироваться по работе с «Битрикс24», «Первый БИТ» обеспечивает информационно-техническое сопровождение программы.

Медиа-офис правительства Дубая уже наметил для компании «Первый БИТ» новую задачу. Планируется расширить возможности внедренной системы за счет установки модулей для управления бизнес-процессами (BPM) и управления отношениями с клиентами (CRM).

Результаты проекта
Офис быстрее реагирует на информационные поводы. Упростилось информирование сотрудников о текущих событиях.
Ускорился анализ СМИ с целью поиска новых партнеров.
Исключены задержки деловых встреч, связанные с нехваткой свободных переговорных и залов для совещаний. Отлажено бронирование помещений и управление встречами.

Получите консультацию эксперта

Нажимая кнопку, я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности