Ваш город:

О компании

ГАУ НО «ЦИТ» — Государственное Автономное Учреждение Нижегородской Области «Центр Координации Проектов Цифровой Экономики».

Компания занимается:

  • консультированием по аппаратным средствам вычислительной техники;
  • разработкой программного обеспечения;
  • обработкой данных;
  • созданием баз данных и информационных ресурсов;
  • техническим обслуживанием и ремонтом офисных машин и вычислительной техники.

Задачи проекта

У компании сформировалась большая база клиентов: 2500 организаций и госучреждений. С каждым клиентом ежегодно заключают договор об оказании услуг СЭДО, и ежемесячно выставляют счет на оказанные услуги.

С 2007 года все документы отправляли клиентам вручную. Из-за прироста клиентской базы, нагрузка на менеджера многократно увеличилась. Стали появляться ошибки при составлении и отправке документов.

Главная цель внедрения Битрикс24 — решить проблемы с увеличенной нагрузкой на сотрудника и не привлекать новых кадров. Вторая цель проекта — автоматизировать бизнес-процессы, чтобы снизить выполнение рутинных операций.

Реализация проекта

Проект реализовали за 5 рабочих дней. Во внедрении активное участвовали аналитик и руководитель отдела «Развития сервисов цифровой экономики».

Была настроена CRM-система. Провели импорт клиентов из Excel. Завели три воронки: «Установка договорных отношений», «Оплата услуг» и «Пролонгация договора». Запрограммировали автоматическое заполнение стандартной документации в бизнес-процессе: договоры, соглашения, счета и акты. На каждой воронке настроили целый пул роботов.

Какую работу выполняют роботы
  •  рассчитывают общую и месячную стоимость договора;
  •  дают понять системе какую форму отношений с клиентом стоит заключить: требует или не требует пролонгации;
  •  рассчитывают сроки действия и сроки пролонгации договоров;
  •  составляют договор или соглашение с заполненными реквизитами и контактными данными, которые требует подключение к СЭДО;
  •  формируют счета и акты, учитывают специфическую нумерацию в компании;
  •  рассчитывают даты выставления счета;
  •  в рассчитанные даты отправляют письма клиентам с прикрепленными файлами актов и счетов;
  •  рассчитывают необходимый остаток счетов к выставлению до конца года;
  •  анализируют сроки пролонгации договора, осуществляют переход на следующую воронку и автоматически заключают договор с клиентом на следующий год.

Что остается сотрудникам

Менеджер контролирует отправку писем, получает информацию о получении клиентом письма (без подтверждения со стороны клиента). Оперативно влияет на получение оплаты и подписание актов со стороны клиента.

Руководители контролируют выполнение задач. Задачи автоматически назначаются на ответственных лиц в текущем бизнес-процессе.

Завели сотрудников в систему Битрикс24. Настроили структуру компании и выдали соответствующие права. Подключили корпоративную почту, благодаря чему письма автоматически отправляются клиентам при наступлении определенных событий.

Провели обучение для двух ролей: менеджера и руководителя/администратора портала.

Результаты

  • CRM система Битрикс24 позволила сократить временные затраты сотрудника на 80%.
  • Выросло качество выполняемых работ.
  • Ушла необходимость в найме дополнительных сотрудников.
  • Бухгалтер освободился от бесконечного выставления счетов и актов, а только осуществляет контроль над оплатой.
  • Заказчик не останавливается на достигнутом и уже определил рамки второго этапа проведения работ, где будет настроена интеграция с 1С БГУ 2.0 и телефонией.
1997
8000
1483
1
100
400
Первый Бит /favicon.ico Контакты:
Адрес: Воронцовская, 35Б к2 109147 Москва Россия
Телефон:+7 495 172-49-96, Электронная почта: orderweb@1cbit.ru